Under menupunktet "Beboer/Bestyrelse" kan du få et overblik over beboerne samt den siddende bestyrelse i din forening.
Nedenfor vil du kunne finde svar på de forskellige funktioner til modulet.
Under menupunktet “Bestyrelsesmedlemmer” kan man få et hurtigt overblik over hvem der sidder i bestyrelsen i den givne forening.
Her kan man se følgende oplysninger:
- Om bestyrelsesmedlemmet kan godkende bilag
- Om de har uploadet deres ID'er
- Hvad status på deres oprettelse er
Under menupunktet “Brugere” kan danne sig et overblik over samtlige beboere i foreningen.
Beboerne i foreningen har kun mulighed for at se følgende oplysninger på beboeroversigten:
- Navn
- Adresser
- Hvilken rolle beboeren har fx "Bestyrelsesmedlem"
- Status på beboerens oprettelse
På beboerlisten har bestyrelsen nogle yderligere beføjelser.
De kan blandt andet sende en invitation til beboere som endnu ikke er oprettet via knappen "Geninviter" eller "Inviter".
Bestyrelsen har derudover mulighed for at folde hver beboer på listen ud, og se beboerens personlige oplysninger.
Herunder(som vist i eksemplet nedenfor):
- Mailadresse
- Telefon nr.
- Ind- og udflytterdato
Status:
Beboerne inde på beboeroversigten, kan fremgå med én af følgende statusser under punktet "Status":
"Oprettet":
Er et udtryk for at beboeren har gennemført oprettelsesprocessen, og dermed har adgang til at logge på med sin e-mailadresse og beboerens selvvalgte adgangskode.
"Geninviter":
Er et udtryk for at beboeren mindst én gang har modtaget en personlig invitation til oprettelse pr. mail.
"Inviter":
Er et udtryk for at beboeren endnu ikke har modtaget en invitation personlig invitation pr. mail til oprettelse.
Vi sender automatisk en personlig invitation senest 7 dage efter den dato man er flyttet ind i foreningen.
"Ingen email":
Er et udtryk for at der ikke er noteret en e-mailadresse på beboeren i EG ProBo.
Dette skyldes at vi ikke modtager en e-mailadresse fra administrators system.
Den pågældende beboer kan først modtaget en personlig invitation til oprettelse, hvis der er angivet en e-mailadresse.
Bestyrelsen samt administrator, har mulighed for at angive en e-mailadresse hos den pågældende beboer ved at klikke på statussen "Ingen email", hvorefter beboeren kan få tilsendt en personlig invitation til oprettelse pr. email.
Beboer-streng:
Punktet "Beboer-streng" kan findes ovre i højre side af beboeroversigten ved siden af punktet "Status".
Hvis beboeren har noteret en beboer-streng, er det et udtryk for at oplysningerne om beboren kommer fra administrators system og dermed er juridisk ejer af den pågældende adresse.
Hvis der ikke fremgår en beboer-streng ud for den pågældende beboer, er dette et udtryk for at beboeren er enten lejer, ikke juridisk ejer eller manuelt er tilføjet til beboeroversigten.
Manuel tilføjelse af bruger
Inde på beboeroversigten har bestyrelsen, administrator og EG ProBo mulighed for at tilføje en beboer manuelt til en forening, således at den pågældende beboer kan blive oprettet og få adgang til at logge på.
Dette gøres via funktionen "Tilføj Bruger" som vist nedenfor:
EG ProBo tilføjer kun manuelle brugere efter anmodning fra enten bestyrelsen, eller administrator.
I tilfælde af en juridisk ejer af en adresse ønsker at få tilføjet en yderligere beboer til sin adresse, har de mulighed for at gøre det selv, når de er logget på ProBo.
Dette er beskrevet i følgende guide: "Tilføj lejer/sammenlever" som kan tilgås via linket her:
Sådan tilføjer du en bruger manuelt
I en række foreninger har bestyrelsen behov for at få tilføjet nogle brugere manuelt, som skal have adgang til forenings EG ProBo-side.
I eksemplet nedenfor, tager vi udgangspunkt i tilføjelse af en vicevært/serviceperson.
Bestyrelsen, administrator og EG ProBo, har i den forbindelse mulighed for at tilføje servicepersonerne på følgende måde:
1. Klik på "Tilføj Bruger"
2. Noter vedkommendes personlige oplysninger:
- Fornavn
- Efternavn
- Emailadresse
- evt. mobilnummer
- Adresse*
*Bor vedkommende ikke i foreningen skal der ikke vælges en adresse
Efter de personlige oplysninger er noteret, skal brugeren tildeles en rolle, som afspejler brugeren rettigheder inde på foreningens EG ProBo-side.
Sådan tildeler du en rolle til en bruger
I fanen ”roller” er det muligt at tilføje en rollen til den pågældende beboer som skal oprettes.
I eksemplet nedenfor skal vi have tildelt en rolle til viceværten/servicepersonen.
Dette gøres på følgende måde:
1. Tilgå fanen "Roller"
2. Sæt flueben i "Servicepersonale" og *"Beboer"
*Alle brugere på EG ProBo skal have flueben i "Bebeoer" for at kunne tilgå de forskellige moduler og funktioner på forenings EG ProBo-side.
3. Sæt herefter flueben i den ønskede servicepersonalerolle som vist nedenfor
4. Viceværten/servicepersonen, kan derefter få tilsendt en personlig invitation til oprettelse via knappen "Inviter beboer med en email".
Særligt for beboere med rollen "Ikke juridisk ejer" eller "Lejer"
Når der er sat flueben i rollen “Ikke Juridisk ejer” eller “lejer”, er dette et udtryk for at beboeren ikke har adgang til foreningen dokumentarkiv under menupunktet "Dokumentarkiv".